凭证管理
记账凭证是总账的核心。手工录入的凭证和各业务单据自动生成的凭证都在这里集中审核、记账；只有「已记账」的凭证才进入账簿和财务报表。会计、出纳、财务主管日常都会用到。
页面入口
财务 → 总账 → 凭证管理
凭证字号规则
- 凭证字统一为「记」，凭证号按会计期间（凭证日期所在月份）连续编号，格式为
记-0001、记-0002……，每个期间从 0001 重新开始。 - 凭证号在保存时自动分配，不能手工指定。修改未审核凭证的日期、使其跨到另一个期间时，会在新期间重新分配凭证号。
- 删除凭证后，已用过的凭证号不会回收，因此同一期间的凭证号可能出现断号。
- 某期间第一次录入凭证时系统自动创建该会计期间（未结账状态），无需预先建期间。
- 期间结账后，该期间不能再新增、修改、删除凭证，也不能审核、记账或反操作。
列表查询
| 查询条件 | 说明 |
|---|---|
| 期间 | 凭证所属会计期间，默认为当前月份 |
| 状态 | 未审核、审批中、已审核、已记账 |
| 来源 | 手工、应收、应付、收款、付款、折旧、资产处置、成本结转、结转损益、工资、项目、费用、预收预付、坏账、红字冲销、税费、报销、借款、汇兑、票据、账户调拨 |
| 关键字 | 按凭证号、摘要或来源单号模糊查询 |
| 科目 | 列出分录中包含该科目的凭证，可选上级科目 |
列表各列：
| 列 | 说明 |
|---|---|
| 凭证号 | 点击打开凭证详情，下方显示所属期间 |
| 日期 | 凭证日期 |
| 摘要 | 取第一条分录的摘要 |
| 金额 | 借方合计；红字凭证为负数并以红色显示 |
| 状态 | 凭证状态；红字凭证另带「红字」标签，被冲销过的原凭证带「已冲销」标签 |
| 来源 | 凭证来源及来源单号 |
| 制单 / 记账 | 制单人；下方显示记账人，未记账时显示审核人，未审核时显示「未审核」 |
| 操作 | 「查看」；未审核的手工凭证可「编辑」；符合条件的凭证可「冲销」 |
工具栏按钮：
| 按钮 | 作用 | 权限 |
|---|---|---|
| 新增凭证 | 打开凭证录入页 | 凭证新增 |
| 审核（N） | 批量审核勾选的未审核凭证，括号内为勾选中可审核的张数 | 凭证审核 |
| 记账（N） | 批量记账勾选的已审核凭证 | 凭证记账 |
| 更多 → 反审核（N） | 把勾选的已审核凭证退回未审核 | 凭证审核 |
| 更多 → 反记账（N） | 把勾选的已记账凭证退回已审核 | 凭证记账 |
| 更多 → 删除（N） | 删除勾选的未审核凭证（不含与业务单据联动的凭证，见下文） | 凭证删除 |
右侧还有导出、刷新、列设置等通用按钮，导出按当前查询条件导出全部凭证。
新增凭证
表头字段
| 字段 | 必填 | 说明 |
|---|---|---|
| 凭证日期 | 是 | 默认今天；决定凭证所属期间，该期间必须未结账 |
| 附单据数 | 否 | 原始单据张数，0 至 999，默认 0 |
表头右侧实时显示借方合计、贷方合计；借贷相等时显示绿色「借贷平衡」，不等时显示红色「差额 xx」。
分录字段
| 字段 | 必填 | 说明 |
|---|---|---|
| 摘要 | 是 | 最多 255 字。光标进入空白摘要时自动带出上一行的摘要 |
| 会计科目 | 是 | 可按编码或名称搜索，只能选择启用的末级科目 |
| 辅助核算 | 视科目而定 | 辅助核算项目有部门、客户、供应商、项目、存货五种，同一条分录可以同时填写多项，见下文 |
| 借方金额 / 贷方金额 | 是（二选一） | 每条分录只能填一边，填了借方会自动清空贷方，反之亦然；保留两位小数 |
操作步骤
- 点击「新增凭证」，选择凭证日期，填写附单据数。
- 逐行填写摘要、科目、金额，并填写科目要求的辅助核算（带红色星号的项目）。默认有两行，点「添加分录」增加行，点行尾删除图标删除行（至少保留两行）。
- 最后一行金额可以双击借方或贷方输入框，系统自动把差额补到该格，使借贷平衡。
- 点击「保存」。保存成功后自动打开该凭证的详情。
辅助核算
辅助核算项目在会计科目上设置，录入凭证时按所选科目自动显示：
- 部门每条分录都显示，未要求时为「选填」。部门用于预算执行按部门统计，建议费用类分录填写。
- 科目上设置了的项目自动显示，标签前带红色星号，必须填写，否则提示「请选择客户」等。例如应收账款、预收账款要求填写客户，应付账款、预付账款要求填写供应商。
- 科目没有设置的项目，可点分录下方的「+ 辅助核算」临时添加（客户、供应商、项目、存货），添加的项目可点右侧的关闭图标移除。
- 同一条分录可以同时填写多项，例如同时填写部门、项目和客户。
- 更换科目时，新科目不需要、也不是手工添加的项目会被清空（部门保留）。
辅助核算用于「账簿查询 → 辅助核算」按部门、客户、供应商、项目、存货查询科目余额。
保存时的校验：
- 凭证至少两条分录；
- 每条分录借方、贷方必须且只能填一个；
- 科目必须是启用的末级科目；
- 科目上设置的辅助核算必须填写，否则提示「第 N 条分录：科目「编码 名称」需要填写客户」等；
- 借方合计必须等于贷方合计，否则提示「借贷不平衡」。
凭证详情
在列表点击凭证号或「查看」打开详情，以标准记账凭证样式展示：凭证字号、日期、期间、附单据张数，分录的摘要、科目、辅助核算（按「部门」「客户」「供应商」「项目」「存货」分行显示）、借贷金额，合计行带金额大写；底部显示来源、制单、审核、记账人。
详情页还提供：
- 打印：按「记账凭证」模板打印，签字栏为制单、审核、记账、财务主管。打印模板可在系统的打印模板设置中调整。
- 附件（原始凭证）：上传发票、合同等扫描件，有凭证修改权限的用户可上传删除。
- 变更记录：记录凭证日期、凭证号、摘要、借方合计、附单据数的修改历史。
详情底部的操作按钮随状态变化：
| 状态 | 可用操作 |
|---|---|
| 未审核 | 删除（与业务联动的凭证除外）、编辑（仅手工凭证）、提交审批、审核 |
| 已审核 | 反审核、记账 |
| 已记账 | 反记账（结转损益凭证除外）、红字冲销（满足条件时） |
凭证状态与操作
凭证状态流转：未审核 → 已审核 → 已记账；启用凭证审批流程时为 未审核 → 审批中 → 已审核 → 已记账。
| 操作 | 前置状态 | 结果 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 编辑 | 未审核 | — | 只有手工凭证可以编辑；业务生成的凭证不能修改，可删除后由业务单据重新生成 |
| 删除 | 未审核 | 凭证删除 | 业务生成的凭证删除后，来源单据恢复为「未生成凭证」，可以重新生成 |
| 审核 | 未审核 | 已审核 | 记录审核人、审核时间。默认制单人不能审核自己制单的凭证（超级管理员除外），可在业务参数中放开，见下文 |
| 提交审批 | 未审核 | 审批中 | 仅在发布了「凭证审批」流程时可用 |
| 反审核 | 已审核 | 未审核 | 清空审核人 |
| 记账 | 已审核 | 已记账 | 记录记账人、记账时间，凭证进入账簿和报表 |
| 反记账 | 已记账 | 已审核 | 结转损益凭证不能反记账，需要反结账 |
| 红字冲销 | 已记账 | 生成红字凭证 | 见下文 |
所有操作都要求凭证所在期间未结账；批量操作中只要有一张不满足条件，会提示具体凭证号。
制单人审核自己的凭证
默认执行不相容职务分离：制单人不能审核自己制单的凭证（超级管理员除外）。人员较少、确实需要由同一人制单和审核的企业，可在「系统管理 → 业务参数」中打开财务参数「允许审核自己制单的凭证」（按租户设置，默认关闭）。
凭证审批
系统内置了「凭证审批」流程模型（财务主管审核，默认未发布）。在「流程中心 → 流程模型」中发布后：
- 凭证不能再直接「审核」，制单人在凭证详情中点「提交审批」，凭证变为「审批中」；
- 审批通过后凭证自动变为「已审核」，审核人记为审批人；
- 审批被拒绝或撤回后，凭证退回「未审核」，可修改后重新提交。
流程中可以使用凭证金额、凭证号、凭证来源作为条件。
红字冲销
已记账的凭证发现错误又不便反记账时，可以做红字冲销：
- 在列表点「冲销」或在详情中点「红字冲销」。
- 选择冲销日期，红字凭证记入该日期所在期间，期间必须未结账。
- 确认后生成一张科目、方向与原凭证相同、金额为负数的红字凭证（未审核），摘要为「冲销 期间 原凭证号 原摘要」，来源为「红字冲销」；原凭证标记为「已冲销」。
限制：只能冲销已记账、未被冲销过、本身不是红字凭证、也不是结转损益凭证的凭证；每张凭证只能冲销一次。删除红字凭证后，原凭证的「已冲销」标记解除，可以重新冲销。
业务生成的凭证
以下业务会自动生成凭证（均为未审核状态，需审核、记账）：
| 来源 | 生成时机 | 典型分录 |
|---|---|---|
| 应收 / 应付 | 在应收管理、应付管理中勾选单据「生成凭证」 | 借 应收账款 / 贷 主营业务收入、销项税额；借 原材料或库存商品、进项税额 / 贷 应付账款 |
| 收款 / 付款 | 在收款单、付款单中「生成凭证」 | 借 银行存款 / 贷 应收账款；借 应付账款 / 贷 银行存款 |
| 预收预付 | 登记、冲抵时立即生成 | 借 银行存款 / 贷 预收账款 等 |
| 坏账 | 应收单坏账核销时生成 | 借 营业外支出 / 贷 应收账款 |
| 报销、借款 | 付款、还款时生成 | 借 费用 / 贷 银行存款、其他应收款 |
| 票据 | 贴现、托收、拒付、兑付时生成 | 见票据管理 |
| 账户调拨 | 保存调拨时生成 | 借 转入账户、财务费用 / 贷 转出账户 |
| 折旧、资产处置 | 计提折旧、处置资产时生成 | 见固定资产 |
| 成本结转 | 成本核算时生成 | 见成本核算 |
| 税费 | 增值税结转时生成 | 见期末结账 |
| 汇兑 | 期末调汇时生成 | 见币种汇率 |
| 工资 | 人力资源模块工资表确认、发放时生成 | 计提：借 制造费用 / 销售费用 / 管理费用 / 贷 应付职工薪酬 |
| 项目 | 项目月结时生成 | 人工、费用转入合同履约成本，按进度确认收入和成本 |
| 费用 | 设备维修保养费、培训费等 | 借 制造费用、管理费用 - 培训费 / 贷 其他应付款 |
| 结转损益 | 期末结账时自动生成并直接记账 | 损益类科目余额转入本年利润 |
业务生成凭证时，同摘要、同科目、同辅助核算、同方向的分录会自动合并，金额为 0 的分录不生成。
注意事项
不能直接删除的凭证
来源为预收预付、坏账、报销、借款、票据、账户调拨的凭证，与业务单据的金额联动，不能在凭证管理中删除。请在对应的业务页面撤销（例如删除预收预付单、撤销票据操作、删除调拨），或对已记账凭证做红字冲销。
提示
- 删除应收应付、收付款、折旧、成本结转生成的凭证后，可以在来源单据中重新生成；删除工资凭证后，工资表会解除与凭证的关联。
- 结转损益凭证随结账生成，不能反记账、不能冲销，也不能手工删除，需要在「期末结账」中反结账。
- 凭证分录的部门用于预算执行统计，辅助核算用于按部门、客户、供应商、项目、存货查询余额，建议费用类分录填写部门。
- 业务生成的凭证按来源单据自动带出辅助核算（应收应付、收付款、预收预付、票据带客户或供应商，项目月结带项目），不受科目上辅助核算设置的约束；科目的辅助核算设置只要求手工凭证。
- 业务凭证使用的科目在凭证科目设置中配置。
常见问题
提示「凭证 xx 是你制单的，不能自己审核」？ 系统执行不相容职务分离，制单人和审核人必须是不同的人，请由其他有审核权限的人员审核。确需同一人审核的，可由管理员在「系统管理 → 业务参数」中打开「允许审核自己制单的凭证」。
保存凭证时提示「第 N 条分录：科目「…」需要填写客户」？ 该科目在会计科目中设置了辅助核算，手工凭证必须填写对应项目。请在分录的辅助核算列中选择；如该科目不需要辅助核算，可在会计科目中取消设置。
提示「已启用凭证审批流程，请提交审批」？ 凭证审批流程已发布，需由制单人在详情中提交审批，审批通过后自动变为已审核。
提示「xx 期间已结账，不能再录入或修改凭证」？ 该期间已结账。如确需调整，可在期末结账中从最后一个已结账期间开始反结账，或在未结账的期间录入调整凭证。